ビデオ会議ツール、Google Hangouts Meetの使い方


昨今、仕事でもインターネットを通じて、遠方の相手と打ち合わせしたり会議をしたりと、いろんなアプリケーションを使って仕事をすることが多くなってきました。

ICT環境が整備されている企業もそうですし個人でも、在宅勤務やテレワーク、リモートワークといった働き方でビデオ会議などがよく利用されます。

ここでは、いくつかあるツールの中からみなさんお馴染みの、Googleの「Google Meet(旧Hangouts Meet)」をご紹介します。

Google Meetはビデオ会議に特化したデザインで開発されたアプリケーションで、従来のGoogleハングアウトより機能が充実したものとなっています。
2017年頃にひっそりと提供し始めました。

Google Meetは、有料のG SuiteアカウントのユーザーがWeb会議を主催して、参加者はアカウントなしで誰でも会議に参加することができます。

参加者に必要なのは、PCのWebブラウザやスマートフォンやタブレット端末の「Google Meet」のアプリがあればOKです。
あとは会議に参加する気持ちと。

世の中の多くの方がGoogleアカウントをお持ちだと思いますが、無料のGoogleアカウントで参加すると、会議中でのチャット機能でのやりとりがGmailに保存されるので、会議後に履歴を検索することもできます。


従来のハングアウトでは、ビデオ通話に最多25人の参加ができました。
主な対応プラットフォームは、WebブラウザのGoogle Chrome、Safari他、iOS、Androidで利用可能です。
Internet Explorerについてはプラグインが必要でしたが、ここは使う人もあまりいないのでいいでしょう。

今回ご紹介するGoogle Meetは、G Suiteユーザーがメインに利用できるツールです。
利用しているプランで会議の参加者数が変わってきます。

参加者数

・G Suite Basic
・G Suite for Education
最多100人

・G Suite Business
最多150人

・G Suite Enterprise
・G Suite Enterprise for Education
最多250人


主な対応プラットフォーム

Webブラウザ:
Google Chrome、Firefox、Safari、Edge

iOS
iPadOS
Android


Internet Explorerについては、プラグインの利用で対応できますがセキュリティ面で危ないのでやめておいたほうがいいでしょう。

また、以下のプランでは会議の録画が可能です。

・G Suite Enterprise
・G Suite Enterprise for Education


一番ランディングコストのかからないG Suite Basicでも、100人規模の会議が行えます。対応しているプラットフォームも多いので利用しやすいですね。

それでは、使い方を見ていきましょう。


Google Meetの使い方


G Suiteアカウントでログインした状態で、Webブラウザの右上のオプションから「Meet」を選択します。
チャットツールとは分かれていますが、Meetでもチャットが使えます。

Google Hangouts Meetアプリ



Google Meetのページに進みます。
画面右上の歯車アイコンから、マイクやスピーカーの設定が行えます。

ミーティングに参加または開始」を選択します。

Google Hangouts Meetのミーティングに参加または開始する



ミーティング名を決めていきます。
わかりやすい名前にしてもらっても良いですし、空白のままでも大丈夫です。
まだ日本語に対応していないのか、漢字や平仮名はエラーになります。

続行」を選択して進みます。

ミーティングコードまたはニックネームを入力



映像やマイクの具合が確認できます。
準備ができたら「今すぐ参加」を選択して会議を開始します。

Google Hangouts Meetのミーティングのスタート



会議が始まりましたら、まずはユーザーの追加画面が表示されます。

ミーティングに招待するための情報に、以下のような情報があります。

URL
https://meet.google.com/abc-defg-haj

電話番号
電話番号と参加に必要なPINコード


参加に必要な情報をコピー」を選択すると、クリップボードに情報がコピーされるので、メールやチャットなどで共有することができます。

ただ、電話番号はまだ日本に対応していないようです。
なので主な参加方法は、URLや会議コードを共有しての参加になります。

上記のURLの末尾「abc-defg-haj」は、ランダムのアルファベット10文字が並んでいます。こちらが会議コードになります。

他にも、「ユーザーを追加」からコンピュータにある情報のメールアドレスなどから追加がきます。

参加するユーザーへの共有情報



メールアドレスを入力または選択して、「招待状を送信」を選択して招待メールを送ります。
一度に複数追加して招待することもできます。

Google Hangouts Meetの招待状メールを送信



会議の画面右上にはチャット機能やユーザーに関するオプションがあり、ビデオ会議しながらもチャット機能が使えたり、ユーザーの状況の確認や追加、また、音声のミュート設定ができます。

ミュート設定は開催者が設定を行うと、ミュートの解除は参加者側しかできません。
一方的に話していく会議では、他のユーザーはミュートに設定しておき、意見をもらう時はユーザー側からミュートを解除して発言する流れになります。

Google Hangouts Meetのビデオ会議



また、画面左下のミーティング名からもミーティングに関する情報が確認できるので、こちらからも手軽に招待が行えます。

Google Hangouts Meetの会議情報



ビデオ会議上で参加者は、右側にカメラ画面が表示されます。これは自動での設定です。
カメラ画面のレイアウトは、右下のオプションアイコンから「レイアウトを変更」から変更可能です。

自動のデフォルトはサイドバーとなっており、サイドバーの参加者一人を選択すると、選択された参加者が大きく表示されます。
タイル表示にすると参加者が均等に表示されます。Google Meetでは最大16名を一度に表示することができます。

Hangouts Meetの画面のレイアウト変更



スポットライトは、画面共有になる全員に画面を見せる場合に利用されます。


画面の共有


会議となると使いたい機能が画面共有です。
画面右下の「今すぐ表示」から動画の共有ができます。
「あなたの全画面」では、コンピュータの画面が共有できます。
コンピュータの画面が表示されるので、画面を選んでから「共有」を選択します。

Google Hangouts Meetの画面共有



Webブラウザがmeet.google.comとの画面コンテンツの共有をリクエストしますが、セキュリティでロックされているコンピュータは画面共有の設定からブラウザに許可を与えましょう。

例えばmacOSの場合、「設定」の「セキュリティとプライバシー」と進み、プライバシーのタブの画面収録の項目から、お使いのWebブラウザにチェックを入れて許可します。

画面コンテンツの共有の許可



画面共有時は、Google Meetは以下のような画面になります。
他のユーザーにはあなたのコンピュータの画面が表示されています。

Google Hangouts Meetの画面共有時の画面



今すぐ表示」から「ウィンドウ」を選択すると、Google Meetを開いているデスクトップで立ち上げているアプリケーションも画面共有できます。
ExcelやWord、PowerPoint、PDFなど、見せたい資料がある場合に活用できます。

画面共有をやめる時は、Google Meetの画面下の「共有を停止」を選択すれば、画面共有が解除されます。


ユーザーの参加方法


参加するユーザーは、URLや会議コード等の送られてきた情報から参加します。

例えば、招待メールが届いた場合は「ミーティングに参加」を選択してもらい、PCであればWebブラウザを、スマートフォンやタブレット端末であればGoogle Meetアプリを開いて参加します。
Google Meetアプリがインストールされていない場合は、インストール作業を行った後に参加となります。
もちろんWebブラウザを選択してもらっても構いません。

招待状メールからGoogle Hangouts Meetに参加



メールとは別で、チャットなどで情報だけ共有された時は、Google Meetアプリから情報を入力して参加という方法もあります。

アプリを立ち上げて「会議コードの入力」を選択して、URLの末尾の会議コードを入力して「会議に参加」を選択します。

Hangouts Meetアプリから会議に参加



参加者は参加許可を求めるために「参加をリクエスト」を送ります。
会議主催者が参加リクエストを「承諾」して、ビデオ会議の参加となります。

Google Hangouts Meetの参加リクエスト



PCではURL、スマートフォンやタブレット端末ではアプリで会議コードという参加方法がわかりやすいかもしれません。


まとめ


離れた場所でもコンタクトが取りやすくなった現代では、打ち合わせや会議といろんなことがオンラインで効率的に行うのが、どんどん普通のことになっていきます。

Googleからはいろんな便利なツールが提供されていますが、ビデオ会議もまたGoogleアカウントをお持ちのユーザーにとっても嬉しいツールですし、G SuiteユーザーはGoogle Meetをビジネスシーンで活用することが増えるでしょう。

提供されている便利な機能は、使いこなしましょう。

また、会議ではホワイトボードを使いたいと思うでしょう。
Googleでは無料のデジタルホワイトボード「Jamboard」というアプリがあります。

↓ ↓ ↓

Googleのデジタルホワイトボード、Jamboardアプリの使い方

画面共有の際に一緒に利用するといいでしょう。